1.1 UN PILOTAGE RIGOUREUX ET OUTILLE AFIN DE MAITRISER LA COMPLEXITE DU PROJET

La définition de paliers successifs de mise en œuvre doit viser des incréments de taille maîtrisable, raisonnablement rapprochés dans le temps :

• Ce mode de planification permet d'éviter l'effet "cathédrale" de versions trop volumineuses du système d'information, et privilégie la réduction de la complexité et la maîtrise des risques de chaque version.

La maitrise de l'effet tunnel des projets :

• Le risque de démotivation des équipes sollicitées et la perception d'un manque de dynamisme par les Métiers sont des risques particulièrement prégnants lors de la mise en œuvre de projets informatiques de cette envergure.
• Action préventive identifiée pour limiter l’effet tunnel du projet : L'institution d’une communication informelle entre les parties prenantes du projet, suscitée par l’établissement d’un environnement favorable au partage (échange continu des informations, installation sur un site spécifique dédié au projet, espaces de convivialité au sein du site, création d'un forum sur la base partagée, création d'événements rassemblant les différents participants au projet…).

Ainsi structurée, notre démarche projet s’appuie sur un ensemble de bonnes pratiques et repose sur :

• Un pilotage guidé par la proactivité et la proximité
• Un outillage adapté,
• Une méthodologie globale reposant sur :
• L’amélioration de la qualité tout au long du projet,
• Le pilotage par l’anticipation des risques,
• Une visibilité totale et une maitrise du périmètre fonctionnel et technique,
• Une gouvernance sans faille facilitant le recueil et le traitement des informations stratégiques, et potentiellement bloquantes du projet sur l’ensemble de ses dimensions (technique, fonctionnelle, humaine, financière, conformité.).

Conscient des enjeux et des objectifs à atteindre dans le cadre de ce projet, c-eDistriSYS fait fort de répondre aux exigences identifiées par :

• La capacité à mettre en œuvre un dispositif organisationnel :
• Proactif et local

La proximité et la méthodologie incluant des interventions sur site, nous permet à tout moment de pouvoir intervenir au côté de Versus Bank pour bâtir la meilleure réponse à ses besoins,

• Agile

Notre dispositif est continuellement réadapté aux contraintes et aux besoins. Cette organisation est conçue afin d’accroître l’adaptabilité et la gestion des pics ou baisses de charge en sécurisant la réalisation et l’exécution des prestations selon les exigences qualité requises.

• La culture de l’amélioration continue mise en œuvre dans tous nos projets, en particulier ceux ayant des enjeux aussi stratégiques comme celui de Versus Bank. La phase de prise de connaissance est l’occasion d’éprouver les outils et les dispositifs organisationnels ayant le plus de succès au sein de l’organisation de Versus Bank.


• Utiliser les outils de pilotage comme supports de la motivation :

Vus des projets, les outils de pilotage sont considérés comme des contraintes chronophages, à vocation de reporting mais sans apport de valeur ajoutée. Leur rôle en tant que support de communication est souvent sous-estimé,

Les indicateurs formalisent l’avancement des projets. Il est donc important de communiquer régulièrement l’état d’avancement tel qu’il ressort des indicateurs (par affichage, lettre projet, …) de façon à :

a) Montrer objectivement que le projet avance en dépit des difficultés rencontrées. Cela s’avère surtout utile dans les phases relativement longues comme les migrations de données ou les formations auprès d’un grand nombre d’utilisateurs ou encore lorsque l’un des projets traverse une crise (« vallée du désespoir »).

b) Créer une émulation entre projets ou au sein du même projet, en montrant les avancées des autres groupes. Il s’agit de rompre la spirale qui consiste à croire que seul le projet sur lequel le collaborateur se trouve, franchit des jalons. Par ailleurs, en montrant les progrès accomplis, les outils de pilotage mettent sous tension les équipes, contribuant à augmenter la motivation.

c) Montrer aux équipes terrains que leurs problèmes sont entendus et que la gestion de programme se mobilise pour trouver des solutions. En communiquant les indicateurs relatifs aux points bloquants et aux risques ainsi que les solutions de contournement proposées par les instances projets, la gestion de programme se met à l’écoute des équipes sur les projets. Elle démontre qu’elle est plus qu’un simple organe de reporting.

1.2 Accompagner les métiers et la DSI dans une logique de responsabilisation

Le maintien de la cohérence fonctionnelle du besoin de Versus Bank sera piloté par les exigences liées aux états attendus (types d’applications, mapping fonctionnel, etc.).

Nous vous proposons d’intégrer un tableau des exigences fonctionnelles et des états en tant qu’outil de pilotage de la conception et réalisation des fonctionnalités. Ces exigences seront intégrées dans le fichier de backlog (outil de la méthode Agile) qui aura vocation à donner de la visibilité sur :

• L’avancement des travaux;
• La complétude progressive du périmètre fonctionnel et technique à mettre en œuvre au gré des différents jalons de livraisons intermédiaires. Nous assistons nos Clients sur ces sujets en nous appuyant, au besoin, sur nos pools d’experts :
• Nos experts Métiers interviendront pour affiner la vision de ce que doit être la solution cible ainsi que la feuille de route pour l’atteindre. Leur intervention permettra ainsi à la fois d’affiner et de qualifier le besoin, et de valider la viabilité de la solution et du plan de mise en œuvre. Ils pourront également identifier avec l’intégrateur les différents niveaux de limites de faisabilité (contrainte de temps, contraintes techniques, contraintes de planning des projets annexes).
• Les efforts de conduite du changement et de transfert de compétences seront observés tout au long du projet, dès la phase de cadrage afin que l’acculturation soit totale au moment de la mise en production votre outil :
  • Des séances de travail portant sur la stratégie de transfert de compétences sont prévues dans la phase de cadrage
  • Du monitorat pourra être proposé dès la phase de réalisation paramétrage afin d’acculturer les équipes techniques à l’exploitation et la maintenance de la solution
  • Les livrables spécifiques permettront de s’assurer du transfert de compétences :
    
    

    a) Les dossiers d’architecture et d’exploitation

    b) Les livrables de formations avec des modules spécifiques et adaptés aux besoins et à la maturité des équipes techniques.